<위펀 에디터 노트>

위펀은 HR 실무진분들께 깊이 있는 정보를 전하기 위해 각 분야의 전문가를 필진으로 모시고 있습니다. 이번 <HR 인사이트>는 페타소나 컨텐츠랩 이사 설평환 님과 함께했는데요.

설평환 님은 코텍 인사팀장, 경농 인재개발실장(상무이사), KSM 경영지원담당 이사, 레드캡투어 인사총무담당·CCO를 지낸 HR 실무 리더예요. 제조업부터 서비스업까지 여러 현장에서 채용, 인력 운영, 인재 육성, 노무 관리를 두루 이끌어 오셨죠. 지금은 페타소나에서 교육 과정과 콘텐츠를 개발하며 그 경험을 더 많은 조직과 나누고 계세요.

이번 글에서는 우리 회사를 떠나는 사람을 잘 보내는 방법을 평소의 관계, 퇴사 절차, 퇴사 이후의 관계라는 세 개의 층으로 나누어 짚어 주셨어요. 바로 써먹을 수 있는 체크리스트도 함께 담았으니, 퇴사를 단순한 행정 처리 이상으로 고민해 보고 싶으셨다면 평환 님의 이야기에 주목해 보세요!

떠나는 사람의 마지막 인사에서 볼 수 있는 것

오래전 지방에서 근무하던 시절의 일입니다. 하루는 외부 미팅을 마치고 자리에 돌아왔더니 책상 위에 메모 한 장이 놓여 있었습니다. 몇 해 전까지 같은 연구소에서 일하다 다른 곳으로 옮긴 선배가, 퇴직하던 날 일부러 저를 보러 들렀던 것이었습니다. 하필 제가 자리를 비운 사이여서, 선배는 얼굴도 보지 못한 채 메모만 남기고 떠나셨습니다.

그 메모를 한참 들여다보며 깨달았습니다. 떠나는 날 후배를 찾아오는 마음은 그날 갑자기 생기는 것이 아니라, 그전까지 함께 쌓아 온 시간에서 나온다는 것을요.

인사 담당자에게 퇴사는 챙겨야 할 것이 많은 일입니다. 인수인계는 잘되었는지, 빈자리는 누가 채울지, 새로 뽑는 데 시간과 비용은 얼마나 들지 하나하나 살펴야 합니다. 그런데 퇴사를 단순히 행정 절차로만 바라보면 놓치는 것이 하나 있습니다. 바로 함께 일했던 사람과의 관계입니다.

퇴사한다고 관계까지 끝나는 것은 아닙니다. 떠난 동료를 고객사나 협력사 담당자로 다시 만나기도 하고, 그 동료가 좋은 인재를 소개해 주거나 몇 해 뒤 다시 돌아오기도 합니다. 이런 인연이 이어질지는 마지막을 어떻게 마무리했느냐에 달려 있습니다. 떠나는 사람에게 퇴사 과정은 그 회사에 대한 마지막 기억으로 남기 때문입니다.

이 과정을 지켜보는 사람도 있습니다. 남아 있는 구성원들은 동료가 떠나는 모습을 보며 '나도 떠날 때 저런 대우를 받겠구나' 하고 가늠합니다. 회사가 떠나는 사람을 대하는 방식은 남은 사람들에게 보내는 메시지이기도 한거죠.

저는 떠나는 사람을 잘 보내는 일이 세 개의 층으로 이루어져 있다고 생각합니다. 평소의 인간관계, 퇴사 절차, 그리고 퇴사 이후의 관계입니다.

퇴사자와의 관계를 놓치면 생기는 일

떠난 사람의 서운함이 곧 회사의 평판이 됩니다. 요즘 지원자들은 채용 공고뿐 아니라 전·현직 직원의 이야기나 온라인 후기를 보고 회사를 판단합니다. 서운한 마음으로 떠난 분의 이야기가 바로 그 후기에 담길 수 있습니다.

남은 구성원의 믿음이 흔들립니다. 떠나는 동료를 서둘러 내보내는 모습을 본 구성원은 회사를 온전히 믿기 어렵습니다. 본인이 이 회사를 떠났을 때의 모습을 자연스럽게 떠올리게 되니까요.

쌓아 온 경험이 그대로 사라집니다. 몇 년 동안 쌓은 노하우가 인수인계 문서 한 장에 다 담기지는 않습니다. 따로 나눌 기회를 만들지 않으면 일하는 요령과 판단 기준은 그 사람과 함께 회사를 떠납니다.

이어질 수 있던 기회가 사라집니다. 추천, 협업, 재입사는 모두 좋은 관계가 있어야 가능합니다. 관계가 끊기면 이런 기회는 시작조차 할 수 없습니다.

관계를 챙기려다 오히려 법적 문제가 생길 수 있습니다. 퇴사자와의 관계를 이어 가려는 좋은 의도라도 기본 원칙을 놓치면 문제가 됩니다. 연락을 이어 가겠다며 퇴사자의 연락처를 본인 동의 없이 보관하거나, 소식을 전하려고 보낸 단체 메일에 다른 퇴사자들의 주소가 그대로 노출되거나, 아는 사람이라는 이유로 재입사 절차를 생략하는 경우가 대표적입니다. 이런 일은 개인정보 유출이나 근로조건 분쟁으로 이어질 수 있습니다.

첫 번째 층: 평소의 인간관계

오프보딩(Offboarding)은 퇴사 절차를 뜻하는 말이지만, 절차만 잘 밟는다고 좋은 마무리가 되지는 않습니다. 평소 데면데면했던 사이라면 마지막 날 갑자기 따뜻한 인사를 건네기 어려운 것처럼요. 반대로 함께 일하는 동안 서로 존중하고 신뢰를 쌓았다면, 헤어지는 날에도 자연스럽게 마음을 나눌 수 있습니다. 제가 선배의 메모를 오래 들여다본 것도 그래서였습니다. 퇴사 당일의 인사보다 그날까지 쌓아 온 관계가 더 중요하다는 것을, 그 메모 한 장을 보며 뒤늦게 깨달았기 때문입니다.

그래서 퇴사자 관리는 퇴사 통보를 받은 순간부터 시작하면 이미 늦습니다. 평소 구성원의 이야기를 듣고, 기여를 인정하고, 문제가 생기면 대화로 푸는 문화가 먼저입니다. 솔직한 이야기는 퇴사 면담에서 뒤늦게 듣기보다 회사에 재직할 때 듣는 편이 훨씬 낫습니다. 정기 면담이나 가벼운 대화 자리만 있어도, 구성원이 떠날 마음을 굳히기 전에 신호를 알아챌 수 있습니다.

두 번째 층: 퇴사 절차는 체계로 관리한다

평소의 관계가 사람의 태도에 달려 있다면, 퇴사 절차는 체계로 관리하는 것이 좋습니다. 담당자의 경험이나 기억에만 기대면 바쁠 때 놓치는 부분이 생기기 마련입니다.

자발적 퇴직인지, 회사가 요청한 퇴직인지, 정년퇴직인지에 따라 필요한 절차와 확인 사항이 다릅니다. 유형별로 점검표를 만들어 두고 순서대로 끝까지 확인하면, 업무가 몰릴 때도 빠짐없이 챙길 수 있습니다.

감사와 기여 기록. 마지막 날에는 진심 어린 감사 인사를 전하고, 그분이 이룬 성과와 기여를 정리해 기록으로 남겨 보세요. 거창한 상장이나 기념품이 아니어도 됩니다. 팀장과 동료들이 한마디씩 적은 메시지 카드 한 장도 오래 기억에 남습니다. 떠나는 순간에는 누구나 '나는 이곳에서 어떤 사람이었을까'를 돌아보게 되는데, 이때 인정받았다고 느껴야 퇴사 후에도 회사를 좋은 기억으로 간직할 수 있습니다.

함께 돌아보는 퇴사 면담. 퇴사 면담은 꼭 준비하시길 권합니다. 떠나는 사람에게서만 들을 수 있는 이야기가 있기 때문입니다. 다만 퇴사 이유를 캐묻는 자리가 되어서는 곤란합니다. 떠나는 분도 굳이 불편한 이야기를 꺼내고 싶지 않을 테니까요. 어떤 일이 기억에 남는지, 어디에서 성장했는지, 회사가 무엇을 바꾸면 좋을지 편하게 이야기하는 자리로 만들어 보세요. 이렇게 들은 이야기는 조직을 돌아보고 개선하는 소중한 자료가 됩니다.

경험 넘겨주기. 인수인계 문서와는 별개로, 그분이 일하며 쌓은 요령과 판단 기준을 후배들에게 전할 기회도 마련해 보세요. 한 시간 남짓한 사례 공유나 후배와 짝을 지어 진행하는 짧은 멘토링이면 충분합니다. 남는 사람은 문서에 담기지 않는 노하우를 배우고, 떠나는 분은 자신의 경험이 계속 쓰인다는 보람을 느낄 수 있습니다.

매끄러운 퇴사 절차란 서류를 빨리 처리하는 것만이 아닙니다. 떠나는 사람은 존중받았다고 느끼고, 남은 구성원은 필요한 정보를 이어받고, 회사는 다음에 개선할 점을 찾을 수 있어야 합니다.

세 번째 층: 퇴사 이후에도 관계를 이어 간다

마지막은 퇴사 이후의 관계입니다. 떠난 사람과 가끔 안부를 나누며, 서로 부담스럽지 않은 선에서 연락을 이어 가는 일입니다.

솔직히 품이 드는 일이라, 업무가 바쁘면 가장 먼저 뒤로 밀리기 쉽습니다. 그래도 이렇게 이어 온 관계는 시간이 지나 여러 형태로 돌아옵니다. 다행히 거창하게 시작할 필요는 없습니다. 큰 행사를 열거나 별도의 모임을 만들지 않아도, 엑셀 한 장이면 충분합니다. 본인 동의를 받아 이름, 일했던 분야, 마지막 프로젝트, 연락처 정도를 정리해 두고, 가끔 회사 소식이나 채용 소식을 전하면 됩니다. 중요한 것은 참여를 요구하지 않고 초대하는 것입니다. 응하지 않아도 부담이 없어야 연락도 편하게 주고받을 수 있습니다.

퇴사자가 새로 지원한 회사에서 그분의 업무 태도나 성과를 물어 올 때도 있습니다. 이른바 평판 조회입니다. 이때 성심껏 응해 주고, 퇴사자에게도 새 직장에서 잘 지내길 바란다는 응원을 전하면 그 기억은 오래 남습니다. 가끔은 "혹시 우리와 잘 맞을 분 알고 계세요?" 하고 가볍게 물어보는 것도 좋습니다. 회사를 잘 아는 사람이 추천한 지원자라면 조직과 잘 맞을지 미리 가늠하기도 쉽습니다.

다시 돌아오는 분을 맞이하는. 재입사도 염두해두면 좋습니다. 회사를 이미 경험한 사람은 업무 방식과 조직문화를 알고 있어 적응이 빠르고, 다른 곳에서 쌓은 경험도 더해 옵니다. 다만 장점만 보고 서두르지는 마세요. 왜 떠났는지, 돌아와서 어떤 역할을 맡을지 충분히 살펴봐야 합니다. 아래 몇 가지도 반드시 챙기세요.

• 예전에 근무했다는 이유로 절차를 건너뛰지 않습니다. 근로계약서를 새로 작성하고, 근무 조건도 새로 합의합니다.

• 이전 근무 기간을 연차나 퇴직금 계산에 포함할지는 사안마다 다를 수 있습니다. 임의로 판단하지 말고 관련 기준을 확인하거나 전문가와 상의하세요.

• 그사이 다녔던 회사의 내부 정보나 영업 비밀은 묻지 않습니다. 법적인 문제가 될 수 있고, 돌아온 분을 곤란하게 만드는 일입니다.

• 팀원들에게는 재입사를 반가운 소식으로 알리고, 돌아온 동료를 특별한 시선으로 보지 않도록 분위기를 만듭니다.

퇴사자의 연락처를 보관하고 이용할 때는 이용 목적과 보관 기간을 정하고 본인의 동의를 받아야 합니다. 여러 사람에게 메일을 보낼 때 다른 수신자의 주소가 보이지 않도록 하는 것도 기본입니다. 좋은 의도로 시작한 관계 관리가 불필요한 문제로 번지지 않도록 원칙을 꼭 지켜 주세요.

세 개의 층은 서로 이어져 있다

세 개의 층은 따로 떨어져 있지 않습니다. 평소 좋은 관계를 쌓아 두어야 퇴사 절차도 매끄럽게 마무리되고, 마무리가 좋아야 퇴사 이후의 관계도 자연스럽게 이어집니다. 그래서 어느 하나만 잘해서는 충분하지 않습니다.

물론 모든 퇴사를 좋은 관계로 마무리할 수는 없습니다. 퇴사 사유와 상황은 저마다 다르니까요. 그래도 회사가 지켜야 할 기본은 같습니다. 떠나는 사람을 마지막까지 존중하고, 필요한 절차를 빠짐없이 챙기고, 이후의 관계가 이어질 가능성을 열어 두는 것입니다.

거창한 제도나 큰 예산이 없어도 시작할 수 있습니다. 평소 동료의 이야기에 귀 기울이고, 마지막 날 진심으로 감사 인사를 전하고, 시간이 흐른 뒤 안부를 묻는 작은 일부터 시작해 보세요.

퇴사 절차는 마지막 근무일에 끝날 수 있습니다. 하지만 함께 일했던 사람과의 관계까지 그날 끝낼 필요는 없습니다. 오늘 떠나는 동료가 훗날 우리 회사를 추천하거나, 좋은 인재를 연결해 주거나, 다시 함께 일하게 될 수도 있으니까요.

꼭 확인해 봐야 하는 퇴사자 관리 체크리스트

평소에 준비할 것

[ ] 구성원의 이야기를 재직 중에 들을 수 있는 자리(정기 면담 등)가 있는가

퇴사 절차를 진행할 때

[ ] 퇴사 유형(자발적 퇴직, 회사 요청, 정년퇴직)별 절차와 점검표를 만들어 두었는가
[ ] 마지막 근무일에 팀장과 동료가 감사 인사를 전할 자리가 있는가
[ ] 떠나는 분의 기여와 성과를 짧게라도 기록해 두는가
[ ] 퇴사 면담이 이유를 캐묻는 자리가 아니라 함께 돌아보는 대화가 되도록 질문을 준비했는가
[ ] 인수인계 외에 경험을 나눌 시간을 마련했는가

퇴사 이후 관계를 이어 갈 때

[ ] 마지막 날 "언제든 연락 주세요"라는 인사를 진심으로 전하는가
[ ] 퇴사자 명단(이름, 분야, 연락처)을 본인 동의를 받아 관리하는가
[ ] 소식을 전하는 주기와 추천을 요청하는 방법을 정해 두었는가
[ ] 참여를 요구하지 않고 초대하는 방식을 지키는가

재입사자를 맞이할 때

[ ] 퇴사 이유와 맡을 역할을 확인하는 기준을 정해 두었는가
[ ] 재입사자도 새로운 채용 절차와 계약을 거치고, 이전 근무 기간의 반영 여부는 전문가에게 확인하는가

법적으로 점검할 것

[ ] 퇴사자 연락처의 이용 목적과 보관 기간에 대해 동의를 받았는가
[ ] 단체 메일을 보낼 때 수신자 주소가 서로 보이지 않게 설정하는가
[ ] 다른 회사의 내부 정보를 묻지 않도록 면접관과 팀장에게 안내했는가

※ 이 글은 일반적인 HR 실무 관점의 정보 제공을 목적으로 합니다. 퇴사자 개인정보 관리, 재입사 시 근로조건, 이전 근무 기간 산정 등은 구체적인 사안과 관련 법령에 따라 달라질 수 있으므로 최신 기준과 전문가의 의견을 확인해 주세요.

"그동안 고생 많으셨습니다." 퇴사하는 날 으레 오가는 이 인사, 진심을 담아 건넨 적은 얼마나 되시나요? 사직서를 받는 순간부터 인수인계 일정, 업무 공백, 후임 채용까지 챙길 일이 쌓이다 보니, 정작 떠나는 사람과는 제대로 인사도 나누지 못한 채 마지막 날을 보내는 경우가 빈번하지는 않았나요?

평환 님의 글은 바로 그 지점을 짚어 주고 있어요. 퇴사는 관계가 끝나는 것이 아니라 관계의 모습이 바뀌는 순간이고, 좋은 마무리는 퇴사 당일이 아니라 함께 일한 모든 날에 걸쳐 만들어진다는 것이죠. 떠난 동료는 언젠가 고객으로, 추천인으로, 혹은 다시 함께 일할 동료로 돌아올 수 있어요. 남은 구성원들은 그 과정을 지켜보며 회사가 사람을 어떻게 대하는지 오래도록 기억하고요.

그래서 퇴사자 관리는 특별한 제도보다 기본을 꾸준히 지키는 데서 시작돼요. 평소에 구성원의 이야기를 듣고, 떠나는 날 진심으로 고마움을 전하고, 이후에도 부담 없이 안부를 나누는 것. 여기에 개인정보와 재입사 절차 같은 원칙을 놓치지 않는다면, 한 사람의 퇴사가 조직에 남기는 것도 달라질 거예요.

최근 우리 회사를 떠난 동료는 어떤 기억을 안고 나갔을까요? 오늘은 본문의 체크리스트를 펼쳐 놓고, 세 개의 층 중 우리 조직에 가장 부족한 곳은 어디인지 점검해 보시면 좋을 것 같습니다.

위펀은 앞으로도 HR 실무자와 리더들에게 큰 도움이 될 인사이트를 찾아 함께 나누겠습니다. <HR 인사이트> 다음 이야기에서도 다시 만나요. 다루었으면 하는 주제가 있다면 언제든 의견 남겨 주세요. 😉

Editor: 위펀 커뮤니케이션 하수빈