<위펀 에디터 노트>

위펀은 HR 실무진분들께 깊이 있는 정보를 전하기 위해 각 분야의 전문가를 필진으로 모시고 있습니다. 이번 <HR 인사이트>는 세무법인 혜움의 정용기 세무사님과 함께했는데요.

정용기 세무사님은 이번 콘텐츠에서 대표 개인 지출부터 직원 복리후생비, 명절 선물, 금융·고정비까지 대표님들이 가장 헷갈려 하시는 비용처리 항목들을 개인사업자와 법인으로 나누어 꼼꼼히 정리해 주셨어요. 특히 다가오는 추석을 앞두고 많은 분들이 궁금해하실 거래처·직원 선물의 경비 처리 기준까지 함께 짚었습니다.

"이 지출도 비용으로 인정될까?" 헷갈리셨다면, 이번 글로 그 궁금증을 해결해 보세요!

비용처리 항목, 헷갈린다면?

분명 사업 용도로 쓴 돈인데, 장부에 넣으려니 "이것도 비용처리가 되나?", “어디까지 비용처리가 되지?” 싶을 때가 있습니다. 비용처리 항목은 종류마다 인정 기준이 달라서 대표님들이 가장 자주 헷갈려 하시는 부분이기도 하죠.

이번 글에서는 대표 개인 지출부터 일상 지출, 기업업무추진비와 명절 금융·고정비까지 항목별 비용 인정 기준을 정리해 보려고 합니다. 본론에 들어가기 앞서 이번 내용은 2026년 8월 13일 현재 시행 중인 법령 기준이며, 세법은 개정될 수 있으니 집행 전 최신 법령이나 세무 전문가 확인을 권장합니다.

✅이런 분들이 읽으면 특히 도움이 되는 콘텐츠입니다

• 창업 1~3년 차라 어떤 지출까지 경비로 넣어도 되는지 기준이 없는 개인사업자

• 대표 급여·건강보험료를 비용에 넣어도 되는지 헷갈리는 1인 사업자

• 추석 전에 거래처·직원 선물 예산을 짜야 하는 소규모 법인 대표

비용처리의 기본 원칙 3가지

먼저 비용처리는 사업 관련성·통상성·적격증빙이라는 세 가지 조건이 갖추어야 합니다.

거래건당 금액(부가가치세 포함)이 3만 원 이하면 간이영수증으로도 가능합니다만, 3만 원 초과 거래는 적격증빙이 필수입니다.

그럼 증빙이 없으면 비용인정이 안 되는걸까요? 그렇지는 않습니다. 지급 사실이 확인되면 비용은 인정되고 그 금액의 2%가 증빙불비가산세로 붙습니다.

📌증빙불비가산세란?

적격증빙(세금계산서·현금영수증 등)을 갖추지 않고 비용을 신고했을 때, 세금계산서를 받지 못한 데 대한 페널티로 추가 부과되는 가산세를 말합니다. 비용 자체는 인정받되, 증빙을 못 챙긴 것에 대한 '벌금' 성격이라고 이해하시면 쉽습니다.

대표 개인 지출 중 비용처리 가능한 항목은?

개인사업자의 경우, 본인에게 쓴 돈은 원칙적으로 비용이 아닙니다. 사업소득이 곧 대표 본인의 소득이라, 자기에게 준 돈을 다시 빼면 이중 차감이 되기 때문이죠.

법인 대표이사의 경우, 급여는 비용처리 되지만, 정관·주주총회 결의로 정한 급여지급기준을 초과한 상여나 지배주주 임원의 초과 보수는 손금불산입(비용처리 불가)됩니다.

📌 손금불산입이란?

세법상 비용(손금)으로 인정하지 않는다는 것을 의미합니다. 회계장부에는 비용으로 적었더라도, 세금을 계산할 때는 그 금액을 다시 더해서 법인세를 매깁니다. 즉 "장부상으로는 비용, 세법상으로는 비용 아님"이라고 이해하시면 됩니다.

참고로 개인사업자의 '비용'을 법인은 '손금'이라는 용어로 부릅니다. 뒤에 나오는 '필요경비'도 개인사업자의 비용을 가리키는 같은 계열의 용어입니다.

사업관련 지출 비용처리 항목은?

사업과 관련해 사용한 지출이라면 대부분 비용처리가 가능합니다. 대표적으로 아래와 같은 항목이 확인할 수 있습니다

1. 복리후생비(직원 복지에 쓴 돈)

직원 식대는 대표적인 복리후생비이고, 월 20만 원까지 비과세입니다. 이 외에도 건강보험·노인장기요양보험·고용보험의 사용자 부담분, 직장어린이집 운영비, 사회통념상 타당한 범위의 경조사비 등이 해당합니다.

2. 소모품·비품

소모품·비품은 거래단위별 취득가액 100만 원 이하면 사업에 쓴 해에 바로 비용 처리할 수 있습니다. "100만 원 미만"이 아니라 이하이고, 결산에 비용으로 기록되어 있어야 인정됩니다. 전화기(휴대폰 포함)와 개인용 컴퓨터, 가구·전기기구·간판 등은 금액과 무관하게 즉시 비용 처리가 가능합니다.

3. 도서·교육훈련비

도서·교육훈련비는 금액 한도보다는 업무 관련성으로 판단합니다. 대표 본인의 자격증 취득비는 사업과 직접 관련 있음이 객관적으로 입증될 때만 인정됩니다.

4. 여비교통비 (출장·교통비)

여비교통비 중 *자가운전보조금은 본인 차량을 직접 운전하고 실비를 따로 받지 않을 때 월 20만 원까지 비과세이며, 출퇴근 교통비는 여비로 보지 않습니다.

📌자가운전보조금이란?

직원이 본인 소유(또는 본인 명의로 임차한) 차량을 직접 운전해 회사 업무에 사용할 때, 회사가 그 비용을 보전해 주기 위해 매월 정액으로 지급하는 수당

명절 선물은 어떻게 처리할까요?

기본적으로 거래처에 보내는 추석 선물은 기업업무추진비(접대비), 직원에게 주는 선물은 복리후생비(근로소득)으로 보는 것이 원칙입니다.

거래처에게 주는 명절 선물비는 기업업무추진비(접대비)

'접대비'는 2022년 말 세법 개정으로 2024년 1월 1일부터 '기업업무추진비'로 명칭이 바뀌었습니다. 증빙 기준은 현행 건당 3만 원 초과 시 적격증빙 필수, 경조금은 20만 원 초과 시 필수입니다.

기업업무추진비(접대비)는 건당 3만 원을 넘는 지출에 적격증빙이 없으면 비용 자체가 통째로 인정되지 않으니 주의하셔야 합니다. 또한 증빙을 갖추더라도 한도를 넘으면 비용으로 인정되지 않으며, 한도는 기업의 규모에 따라 다릅니다.

거래처 선물은 한도 내 금액이라도 매입세액은 불공제됩니다. 반대로 광고선전 목적으로 기증한 물품(ex. 로고를 새긴 판촉물처럼 광고 선전 목적이 분명한 경우)이라면 조금 달라집니다. 개당 3만 원 이하면 전액 광고선전비로 인정되고, 부가세 공제도 받을 수 있습니다.

반대로 광고선전 목적 없이 사전 약정이나 객관적 기준이 없이 보내는 명절 선물세트는 개당 금액이 작아도 일반적으로 기업업무추진비로 봅니다.

상품권으로 지급한다면?

접대 목적으로 구입하는 경우 꼭 법인(사업자)카드를 사용해야 합니다. 접대 목적이 아니라면 적격증빙이 아니어도 구매 영수증 등으로 경비 인정을 받을 수 있습니다.

직원 명절 선물은 어떨까요?

국세청은 임직원에게 명절선물로 물품을 지급하면 지급 당시 시가를 근로소득 과세가액으로 본다고 해석합니다. 경조사 / 설날·추석 / 창립기념일·생일 각 항목별로 1명당 연간 10만 원까지 부가세가 공제됩니다.

상품권으로 지급한다면?

명절이나 기념일 등에 직원에게 상여로 지급하면 근로소득에 합산하여 원천징수하고, 야유회나 워크샵에서 소액으로 지급하는 상품권은 복리후생비로 처리합니다.

📌상품권은 재화에 해당하지 않아, 지급 대상과 무관하게 부가세 매입세액공제가 불가합니다. 또한 구입한 상품권의 실제 귀속자를 밝히지 못하는 경우, 대표자가 상품권을 가져간 것으로 보아 비용을 부인하고 대표자의 상여로 소득처분하게 됩니다.

따라서 경비처리를 위해 상품권 지급 날짜와 지급처, 금액, 지급기준 등을 구체적으로 명시한 상품권 관리 대장을 꼭 작성하고 보관하셔야 합니다.

금융·고정비 성격의 비용처리 항목은?

지급이자·임차료·보험료·세금은 사업 관련성이 확인될 때만 비용이 되고, 벌금과 과태료는 비용처리가 불가합니다.

주의할 점은, 세금이라고 다 비용처리가 되는 것은 아니라는 점입니다. 재산세·자동차세·사업소분 주민세·협회비는 필요경비지만, 소득세와 개인지방소득세, 벌금·과료·과태료, 가산금과 강제징수비, 징수의무 불이행으로 납부한 세액(가산세 포함), 부가가치세 매입세액은 불산입 항목입니다.

통신비·전기·수도요금과 세무기장료도 사업 관련 지출이면 필요경비입니다. 다만 대표자 자택 명의 요금은 사업 관련성이 없으면 가사경비로 부인될 수 있습니다.

비용처리는 "무엇을 샀는가"보다 "누구를 위해, 어떤 증빙으로 썼는가"로 계정이 달라집니다. 같은 선물세트도 거래처에 가면 매입세액 불공제 대상 기업업무추진비가 되고, 직원에게 가면 근로소득 과세 문제가 따라붙죠. 다만 항목별 인정 기준은 매년 조금씩 달라질 수 있기 때문에 명절 예산이나 설비 투자처럼 금액이 큰 지출은 집행 전에 계정과 증빙을 먼저 설계해 두시길 권해 드립니다.

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비용처리는 단순히 이 지출이 경비로 인정되느냐 아니냐를 따지는 일로 끝나지 않아요. 당장은 항목 하나하나의 인정 여부만 확인하면 될 것 같지만, 이는 근시안적인 접근일 수 있어요.

같은 지출이라도 누구에게, 어떤 명목으로, 어떤 증빙을 갖춰 지급했는지에 따라 계정과 세금 처리가 완전히 달라지기 때문인데요. 명절 선물 하나만 봐도 거래처로 가면 기업업무추진비, 직원에게 가면 근로소득, 광고선전 목적이면 광고선전비로 갈리듯, 같은 금액이라도 설계에 따라 결과가 크게 달라집니다.

특히 증빙과 계정과목은 한 번 잘못 잡으면 사후에 되돌리기 어려워요. 증빙 없이 지출했다가는 가산세가 붙고, 한도를 넘긴 기업업무추진비는 비용 자체가 부인되며, 귀속을 밝히지 못한 상품권은 대표자 상여로 소득처분될 수 있죠. 반대로 처음부터 계정과 증빙을 제대로 설계해두면, 같은 지출로도 세금 부담을 줄이고 리스크도 피할 수 있고요.

따라서 비용처리는 지출이 끝난 뒤 "이거 되나요?"를 묻는 문제가 아니라, 지출하기 전에 계정과 증빙을 먼저 설계해두는 문제로 접근하는 것이 중요하다는 점 잊지 마세요!

위펀은 앞으로도 HR 실무자와 리더들에게 도움이 될 인사이트를 꾸준히 나누겠습니다. 다루었으면 하는 주제가 있다면 언제든 의견 남겨주세요. 😉

Editor: 위펀 브랜드마케팅 하수빈